لطالما اعتقدنا أن ملفات Word أفضل من ملفات PDF لأنه يمكننا تعديلها كما نريد بسهولة، لكن في الواقع هذا ليس صحيحا، وسنشرح هنا لماذا استخدام ملفات PDF أفضل من استخدام ملفات Word وPowerPoint وExcel.
يستخدم تنسيق PDF اليوم على نطاق واسع، إذ يعدُّ من أكثر تنسيقات الملفات شيوعا في كل المجالات المتعلقة بالكمبيوتر، بما في ذلك التعليم والطب والهندسة وغيرها، وذلك يعود إلى أنَّ تنسيق PDF يتمتع بالعديد من المزايا تفوق ما تتمتع به تنسيقات الملفات الأخرى المشابهة مثل مستندات Word وملفات Powerpoint. إليك الأسباب التي تجعل استخدام ملفات PDF أفضل من استخدام التنسيقات الأخرى في أكثر الأحيان:
سهولة مشاركة ملفات PDF
أهم سبب يجعل استخدام ملفات PDF أفضل هو سهولة مشاركتها مع الآخرين، حيث يمكن بسهولة إرسالها، واستقبالها، وفتحها دون أية مشاكل تذكر، ودون القلق من عدم وجود الخطوط المستخدمة في الملف لدى المتلقي. عندما ترسل ملف وورد بتنسيق DocX يحوي نصوصا مكتوبة بخطوط خاصة إلى شخص ما دون التأكد من تفعيل خيار دمج الخطوط المستخدمة في الملف معه، لن يظهر الملف كما تريد، وستظهر النصوص المكتوبة بالخطوط غير المثبتة لدى المستخدم بنوع الخط الافتراضي، مما سيفسد تنسيق المستند بشكل كلي، بينما لن تحدث هذه المشكلة أو المشاكل المشابهة لها أبدا عند إرسال ملف PDF.
ملفات PDF أفضل لأنها متوافقة مع كل شيء
منذ أن أصبح تنسيق PDF مفتوحا في عام 2008، شهد دعما واسعا في جميع أنواع التطبيقات، وعلى مختلف أنظمة التشغيل. معظم المتصفحات الحديثة قادرة على فتح وعرض ملفات PDF دون أي مشاكل وبسرعة، كما تأتي مع أنظمة التشغيل الحديثة تطبيقات أساسية مثبتة لفتح ملفات PDF بسهولة. ويعمل تنسيق PDF على أنظمة التشغيل ويندوز وماك ولينكس بنفس الطريقة تماما.
تنقل ملفات PDF البيانات كما هي بالضبط
إحدى أهم المزايا التي تجعل ملفات PDF أفضل بكثير من غيرها في بعض الحالات أنه يتم نقل المعلومات ضمن الملف كما هي تماما، ويتم التعامل معها بنفس الطريقة دائما وعلى أي جهاز، فعندما تقوم بفتح ملف PDF على كمبيوتر باستخدام برنامج Foxit Reder، ستظهر الصور والنصوص والرسومات الموجودة فيه بالطريقة نفسها التي تظهر بها عندما يتم فتحه على الهاتف الذكي من أي برنامج، وهذا يعني أنه ليس عليك أن تقلق بشأن تغير طريقة عرض المعلومات عند إرسالها أو فتحها باستخدام برنامج آخر، وهذه الميزة بالتأكيد غير متوفرة لصيغة DocX الخاصة ببرنامج Word.
سهولة تحويل معظم أنواع الملفات إلى PDF
من السهل للغاية تحويل أي ملف تقريبا مهما كان نوعه إلى تنسيق PDF، فملفات DocX، والصور، والملفات النصية، والعروض التقديمية يمكن تحويلها إلى مستند PDF بدون أية برامج، وبسرعة كبيرة، وذلك على عكس ملفات Word، حيث من الصعب تحويل أنواع كثيرة من الملفات إليها بطريقة مرضية. نشير هنا إلى أن ملفات برامج مايكروسوفت أفيس يمكن تحويلها إلى ملفات PDF عن طريق البرامج نفسها. وللاطلاع على الطريقة، قم بالضغط هنا من أجل ملفات Word، وهنا من أجل ملفات PowerPoint.
ملفات PDF أفضل لأنه يمكن تأمين محتواها
من السهل جدا تأمين أي ملف PDF بكلمة مرور، بحيث يتم حماية محتواه، وتقييد الوصول إليه من قبل الأشخاص غير المصرح لهم بذلك. بمجرد حماية ملف PDF بكلمة مرور، لن يكون بإمكان أي شخص مشاهدة محتواه دون معرفة كلمة المرور هذه، وهذا يضيف مستوى أمان قوي للغاية عند مشاركة ملفات PDF.
إمكانية تقليل حجم مستندات PDF
يسمح لك تنسيق PDF بتقليل حجم ملفات PDF عن طريق خفض جودتها. إذا كنت تتعامل مع ملف كبير الحجم، ويحوي الكثير من الصور والرسومات، لن يكون بإمكانك مشاركته عبر تطبيقات البريد الإلكتروني، وبعض خدمات المشاركة الأخرى، حيث أن معظم خدمات مشاركة الملفات المجانية تضع حدا لحجم الملف، ولا يمكن إرسال الملفات إذا تجاوز حجمها هذا الحد. يمكن حل هذه المشكلة بسهولة كبيرة إذا كان الملف الذي تود إرساله بصيغة PDF، وذلك عن طريق تصغير حجمه على حساب جودته باستخدام موقع متخصص في التعامل مع ملفات PDF.
يدعم تنسيق PDF إضافة ملاحظات مفصلة
إن ملفات PDF أفضل بكثير من الملفات المشابهة فيما يخص التعليقات التوضيحية، حيث يمكنك الحصول على تعليقات بشكل رائع للغاية من زملائك وأصدقائك، إذ يمكن تمييز جزء من النص أو إضافة ملاحظات، أو إضافة أسهم وأشكال أخرى بسهولة إلى ملف PDF.
إمكانية استخدام PDF لجميع أشكال البيانات
تنسيق PDF تنسيق عملي للغاية، حيث يمكن استخدامه لأجل الصور والرسومات، والرسومات الهندسية، والمستندات النصية، والتقارير السنوية الطويلة، والعروض التقديمية، وجداول البيانات، ولأجل معظم أنواع البيانات الأخرى، وهذا يكسبه سمة تجعله عالي التميز لدرجة كبيرة. يرحب تنسيق PDF بجميع أنواع المحتوى بنفس درجة الحب والمودة.
إمكانية جعل المحتوى جذابا وأنيقا بسهولة
تعدُّ ملفات PDF أفضل بكثير من أنواع الملفات الأخرى فيما يخص سهولة إمكانية تجميل المحتوى عن طريق تغيير أماكن الصور والنصوص، وغيرها من أنواع المحتوى، وهذه الميزة مفيدة للغاية، فكم مرة كان عليك إرسال سيرتك الذاتية، ولم تستطع التحكم بالمحتوى لدرجة من الحرية مكَّنَتْكَ من جعله جميلا وجذابا كما تريد!
ختاما، لا بدَّ أن نشير إلى أنَّ ملفات PDF ليست دائما هي الأفضل، ففي بعض الأحيان يكون استخدام مستندات وورد وعروض بوربوينت التقديمية أفضل بكثير من استخدام تنسيق PDF. وللاطلاع على مميزات برنامج وورد قم بالضغط هنا. أو قم بالضغط هنا للذهاب إلى صفحة البرنامج على ويكيبيديا لمعرفة المزيد عنه.